Ohjeet, mitä löytyy tältä sivulta, voimme tarvittaessa tehdä sopimuksen mukaisella tuntitaksalla. Laittakaa viesti meille kirjallisena tämän ohjeen mukaan.

Jotta pystytte tekemään alla olevia toimenpiteitä, teidän täytyy olla kirjautuneena sisään ylläpidon tunnuksella. Jokainen ohje alkaa sivuston etusivulta, eli osoitteesta https://book.videovisitlive.com/fi/

Jos ohjeessa pyydetään ottamaan yhteyttä VideoVisitin tekniseen tukeen, ohjeet tähän löytyvät täältä.

Raporttinäkymän ohje löytyy täältä.

Käyttäjänhallinta

Uusien asiakaslaitteiden ja tunnusten tilaaminen

Uusien tunnusten ja laitteiden tilaaminen tehdään VideoVisit myynnin kautta lähettämällä täytetty tilauslomake osoitteeseen sales@videovisit.fi. Otathan huomioon, että tunnukset luodaan järjestelmään tilauksessa mainitun yrityksen alle, eli varmista että tämä on oikein.

Tunnusten hallinta sekä uudelleennimeäminen

1. Painakaa Yrityksen ylläpito oikeassa yläkulmassa

2. Käyttäjät alta painakaa Työntekijät

3. Etsikää muokattava tunnus ja painakaa tunnuksessa käytössä olevaa nimeä muokataksesi sitä

4. Muokatkaa Etu- ja Sukunimi -kentät haluamaanne muotoon

   1. Huom! Kumpikaan kenttä ei saa olla tyhjä, koska tämä estää videoistuntoon pääsyn sekä jos molemmat kentät ovat tyhjiä, ette voi muokata käyttäjätunnusta enää.

   2. Huom! Älkää käyttäkö nimikentissä erikoismerkkejä (esim: -, <, >, #, @ jne.)

   3. Jos jätätte kummatkin kentät tyhjiksi, laittakaa tukeen tiketti, jossa kerrotte käyttäjätunnuksen sähköpostiosoitteen sekä halutun nimen (etu- sekä sukunimi).

   4. Jos haluatte, että poistaisimme käyttäjätunnuksen, katsokaa alta kohta Tunnuksen poistaminen ja näkymän muuttaminen

5. Käyttäjätunnuksen ja Sähköpostiosoitteen tulee olla samat

   1. Älkää muokatko asiakaslaitteiden käyttäjätunnuksia tai sähköpostiosoitteita

   2. Jos ammattilaisten käyttäjätunnuksia tai sähköpostiosoitteita täytyy muuttaa, ilmoita asiasta VideoVisitin tekniseen tukeen

6. Täällä voitte myös vaihtaa salasanaa

   1. Salasanan täytyy sisältää suuria sekä pieniä kirjaimia sekä erikoismerkkejä ja sen täytyy olla vähintään 6 merkkiä pitkä

   2. Salasanan syöttäminen ei ole pakollista muiden muutosten tekemiseksi

7. Kun olette valmis, painakaa Päivitä

Jos tunnuksen käyttö täytyy estää, voitte painaa Lukitse ja jos haluatte poistaa tunnuksen täysin yrityksen alta, ottakaa yhteyttä VideoVisitin tekniseen tukeen. Tämä täytyy tehdä, kun omaistunnus otetaan pois käytöstä.

Tunnuksen näkyminen ammattilaisen näkymässä

Jos asiakaslaite ei ole asiakkaalla, tunnuksen voi piilottaa ammattilaisten näkymästä ottamalla VV Home:n pois käytöstä tunnukselta.

1. Painakaa Yrityksen ylläpito oikeassa yläkulmassa

2. eCare alta painakaa eCare

3. Käyttäjäasetukset alta painakaa Listaa käyttäjät

4. Oikean tunnuksen kohdalta valitkaa Poista ECare käytöstä tai Ota ECare käyttöön riippuen siitä, halutaanko ottaa tunnukselta pois oikeus päästä VV Home:en vai antaa oikeus takaisin.

   1. eCare tulee olla päällä jos tunnus halutaan lisätä yhteyshenkilöksi toiselle tunnukselle.

Tunnuksen poistaminen ja näkymän muuttaminen

Jos näitä toimenpiteitä täytyy tehdä, teidän täytyy ottaa yhteyttä VideoVisitin tekniseen tukeen.

Tunnuksien poistaminen

• Välittäkää VideoVisitin tekniseen tukeen tunnukset, jotka halutaan poistaa käyttäen poistettavien tunnusten sähköpostiosoitetta.

Näkymän muuttaminen

• Mille tunnuksille tarvitaan jokin muutos

  • Onko kaikille vai rajatulle joukolle

• Mikä on tarvittu muutos näkymään

• Mahdollisia muutoksia näkymään

  • Kahvilan näkyvyys

  • Omaisten näkyvyys

  • Pakkosoitto-nappi näkyviin tai pois näkyvistä

    • Omaiselle mahdollisuus soittaa asiakkaalle pakkosoitolla

    • Voidaan määrittää niin, että yhdellä asiakkaalla voi olla useampi omainen, joista osalla on mahdollisuus soittaa pakkosoittoja ja osalla ei ole tätä mahdollisuutta

  • Kalenterin näkyvyys

  • Hiljennysnapin näkyvyys

    • Pystyy hiljentämään hälytysäänet

  • Kellonajan näkyvyys

  • Päivämäärän näkyvyys

Pakkosoitot

Kun omaisen tunnusta hyväksytään, on tärkeää valita tunnukselle oikea näkymä. Nämä ovat:

• Omainen

• Omainen pakkosoitolla

Jos omaiselle valitaan hyväksyntävaiheessa väärä näkymä, olkaa yhteydessä servicedesk@videovisit.fi niin ja pyytäkää pakkosoiton näkymä omaiselle. Muistakaa mukaan omaisen tunnus.

Pakkosoittojen salliminen ja estäminen

Täällä pystyy sallimaan sekä estämään pakkosoittojen soittamisen asiakkaalle.

1. Painakaa Yrityksen ylläpito oikeassa yläkulmassa

2. eCare alta painakaa eCare

3. Käyttäjäasetukset alta painakaa Pakkosoittojen salliminen/estäminen

4. Täällä voitte hallita pakkosoittojen sallimisia ja estoja, ensimmäinen valintaruutu on soiton pakotuksen salliminen ammattilaisilta ja toinen valintaruutu on soiton pakotuksen salliminen omaisilta

   1. Jos sallitaan soiton pakotus omaiselta ja omaistili on jo luotu, tilin näkymää täytyy mahdollisesti muuttaa, katsokaa kohta Tunnuksen poistaminen ja näkymän muuttaminen

   2. Jos asiakkaalla on useampi omainen ja halutaan, että osa voi soittaa pakkosoittoja ja osa ei, tätä voidaan hallita eri näkymillä.

Pakkosoittojen loki

Täältä näette tarvittaessa pakkosoittojen määrät sekä syyt jos esimerkiksi omainen pyytää tiedon miksi asiakkaalle on soiteltu pakkosoitolla. Kannattaa painottaa ammattilaisille, että laittakaa aina hyvä syy pakkosoitoille.

1. Painakaa Yrityksen ylläpito oikeassa yläkulmassa

2. eCare alta painakaa eCare

3. Tilastot alta painakaa Pakkosoittojen loki

4. Täällä näette pakkosoittojen tilastot, onko ollut yksi vai useampi osallistuja soitossa mukana sekä pakkosoiton syyt

Omaistilien hallinta

Omaisten ja hoitajien näkyminen asiakaslaitteella

Omaisen ja hoitajan lisääminen näkyviin laitteelle onnistuu VV Home:n ylläpidon kautta. On myös mahdollista luoda näkymä, jossa asiakas ei nää omaisiaan, mutta omainen näkee asiakkaan. Tähän löytyy ohje kohdasta Tunnuksen poistaminen, näkymän muuttaminen.

Jos vaihdatte asiakkaan laitteen ja asiakkaalla oli omaisia, poistakaa omaiset vanhalta laitteelta ja lisätkää ne uudelle.

Lisääminen

Tämä täytyy tehdä vaan jos on tullut moka omaisen hyväksynnän kanssa tai omainen täytyy yhdistää useampaan asiakkaaseen.

1. Painakaa Yrityksen ylläpito oikeassa yläkulmassa

2. eCare alta painakaa eCare

3. Käyttäjäasetukset alta painakaa Listaa käyttäjät

4. Etsikää asiakastunnus, johon haluatte yhdistää omaisen ja painakaa Muokkaa kyseisen tunnuksen riviltä

5. Lisää eCare -omaiset -kohdassa valitkaa omainen jonka haluatte lisätä

   1. Voitte lisätä useamman omaisen kerrallaan. Kun olette valinneet listasta tunnuksen joka halutaan saada näkyviin tunnukselle, tulee uusi pudotuslista tarjolle, josta voitte valita toisen tunnuksen.

6. Kun olette valmis, paina Lähetä

Poistaminen

Jos omaistiliä ei enää tarvitse tai asiakas on lopettanut palvelun, käykää ensin tämä läpi, jonka jälkeen katsokaa Omaistunnusten poistaminen.

1. Painakaa Yrityksen ylläpito oikeassa yläkulmassa

2. eCare alta painakaa eCare

3. Käyttäjäasetukset alta painakaa Listaa käyttäjät

4. Etsikää asiakastunnus, jonka omaisia haluatte poistaa ja painakaa Muokkaa

5. eCare omaiset -listassa näette tunnukselle osoitetut omaiset

   1. Painakaa Poista -nappia rivillä, jossa on omainen, joka halutaan poistaa

   2. Jos täytyy poistaa monta omaista samalta tililtä, voitte avata jokaisen poiston uuteen välilehteen, jolloin sivu ei siirry muualle jokaisen omaisen poiston jälkeen

      1. Tämän voit tehdä helpoiten painamalla hiiren vasemman napin sijasta hiiren rullaa Poista -napin päällä

Omaistunnusten poistaminen

Muistakaa aina ennen omaistunnuksen poistamista käydä yltä ohje Poistaminen. Muuten asiakaslaitteella lukee Anonyymi Anonyymi, koska tunnuksen linkitystä asiakastunnukseen ei ole poistettu.

Te ette voi itse poistaa omaistunnuksia, mutta tunnusten nimitietojen muuttaminen ja piilottaminen onnistuu VideoVisitin teknisen tuen kautta.

• Yhteys sähköpostilla servicedesk@videovisit.fi

• Voitte myös kirjoittaa työpyynnön suoraan tikettipalvelumme kautta. Tikettipalvelun ohjeet löytyvät ohjeesta Tekninen tuki.

Tarvittavat tiedot

• Käyttäjätunnukset jotka poistetaan. Valitettavasti ilman näitä tietoja poistoja ei voi suorittaa.

Emme voi täysin poistaa tunnuksia, koska meillä täytyy säilyä viranomaisia varten tiedot puhelujen ajoista, mutta tunnus siirretään pois teiltä näkyvistä ja siitä poistetaan tunnistetiedot, kuten nimi ja sähköpostiosoite.

Muistakaa aina ennen omaistunnuksen poistamista käydä yltä ohje Poistaminen. Muuten asiakaslaitteella lukee Anonyymi Anonyymi, koska tunnuksen linkitystä asiakastunnukseen ei ole poistettu.

Omaistilin luominen

Käytön sujuvuuden takaamisen vuoksi, suosittelen välittämään omaiselle ohjeet samalla, kun välitätte heille omaistunnusten rekisteröinnin osoitteen. Nämä voivat olla joko tällä sivustolla olevat ohjeet tai teidän muokkaama versio niistä. Huomioikaa se, että jos käytätte omaa versiota ja järjestelmään tulee muutoksia jotka vaikuttavat ohjeisiin, on suositeltavaa, että muokkaisitte ohjetta.

Omaisen tilin anominen

Huomatkaa, että tämä täytyy tehdä sen yrityksen ylläpidon tunnuksella, jonka alle omaistunnus halutaan, eli jos teillä on aluemallissa useampi yritys ja haluatte jakaa omaislinkkejä, kannattaa varmistaa aina, että jaatte oikean aliyrityksen linkin.

1. Painakaa Yrityksen ylläpito oikeassa yläkulmassa

2. eCare alta painakaa eCare

3. Välittäkää omaiselle osoite Omaistunnusten rekisteröinnin osoite -otsikon alta

Omaistunnuksen hyväksyntä

Kun omainen on anonut tiliä hänelle lähetetyn linkin kautta, tunnus täytyy hyväksyä. Ilmoitus siitä, että omainen on anonut tunnusta, tulee sähköpostiin, joka on asetettu Muut asetukset -kohdassa, katso tältä sivulta ohje Muut asetukset.

1. Painakaa Yrityksen ylläpito oikeassa yläkulmassa

2. eCare alta painakaa eCare

3. Muut asetukset alta painakaa Hyväksyntää odottavat käyttäjät

4. Varmistakaa aina, että kyseessä on aiheellinen tilaus

   1. Jos tunnustilaus ei ole aiheellinen, painakaa Evää hakemus

5. Liitä käyttäjään -kohdasta valitkaa asiakas, jolle tunnus liitetään

6. Aseta helppokäyttöisyysnäkymä -kohdasta valitkaa oikea näkymä omaiselle

   1. Tämä on joko Omainen tai Omainen pakkosoitolla tarpeen mukaan

   2. Jos sopivaa näkymää ei näy listassa, ottakaa yhteyttä VideoVisitin tekniseen tukeen

7. Kun olette valmis, painakaa Hyväksy käyttäjä

Muut asetukset

• eCare-istunnon oletuspituus (min)

  • Istunnon oletuspituus

  • Tätä ei kannata nostaa paljoa, koska jos puhelu jää joko hoitajalta tai omaiselta vahingossa päälle, asiakkaan laite hälyttää tai on puhelussa yksinään loppuajan

• Sähköpostiosoite johon käyttäjärekisteröintipyynnön lähetetään

  • Laittakaa tähän sähköpostiosoite, johon haluatte ilmoituksen omaistunnusten hakemisesta

• Rekisteröintipyynnöt lähetetään suoraan isäntäyritykselle

  • Jos teillä on aliorganisaatioita, rekisteröintipyynnöt voidaan lähettää isäntäorganisaatiolle

• 2-vaiheinen rekisteröityminen omaistunnuksien haussa (vaatii käyttäjältä puhelinnumeron)

  • Tällä henkilö saa kännykkäänsä varmistuskoodin rekisteröinnin yhteydessä, käyttö ei suositeltavaa

• Lähetä sähköposti-ilmoitus vastaamattomasta soitosta

  • Lähetetäänkö sähköposti-ilmoitus tunnukselle, vastaamattomista soitoista

• Sulje videoistunto klikkaamalla punaista luuria yhden kerran

  • Suljetaanko istunto yhdellä vai kahdella painalluksella

  • Yhdellä painalluksella on helpompaa, mutta asiakkailla saattaa tulla vahinkopainalluksia

• Sallitaan hoitajalle ja sisällöntuottajalle istunnon lopettamisoikeus

  • Kun hoitaja tai sisällöntuottaja lähtee pois tapahtumasta punaisella luurilla, sammutetaanko istunto

  • Jos tapahtumilla voi olla useampia vetäjiä, tämän asetuksen käyttö ei ole suositeltua, koska jos yhden täytyy lähteä pois etukäteen ja hän painaa punaista luuria, tapahtuma loppuu

  • Jos tapahtuma kestää alle ennaltamäärätyn ajan, tapahtuma jää hälyttämään asiakkaiden laitteille tapahtuman jälkeen

• Virtuaalikahvilan aukioloaika

  • Tässä voite määritellä virtuaalikahvilan aukioloajan