VV Live Mötesbokning

Användarguide

Den inbyggda tidsbokningsfunktionen i VV Live möjliggör en reservering av ett videomöte, som kan inträffa genast eller vid en senare utvald tidpunkt.

I denna instruktion går vi igenom följande områden:

• Hur man gör en standard mötesbokning
• Hur man gör en mötesbokning som börjar genast
• Hur man väljer personer från egen kontaktlista som innehåller hela företagets personal
• Hur man inkluderar utomstående personer, som du inte vill spara i din egen kontaktlista
• Hur man inkluderar nya utomstående personer i sin kontaktlista
• Hur man utökar sina H323 -enheter i adressboken
• Hur man skapar färdiga ring grupper i adressboken
• Hur man söker och ändrar befintliga mötesbokningar

Videomöte

Välj Nytt Möte, ifall du ser en lista med redan inbokade möten.

• Välj ämnet för det nya mötet.
  • Undvik långa beskrivningar eftersom de ofta kan bli osammanhängande.
• Om det är väsentligt, fyll i en närmare beskrivning av ämnet eller anledningen till mötes kallelsen.
  • Fältet för att göra en tilläggs beskrivning av ditt ämne aktiveras genom att klicka på Beskrivning -knappen.
• Behöver du boka ett direkt möte eller ett möte som inträffar i framtiden?
  • Vid bokning av ett direkt möte skall du inte fylla i datum och klockslag.
    • Fyll i varaktigheten av ditt möte
  • Boka ett schemalagt möte
    • Fyll i datum, klockslag och varaktigheten

Välj mötesdeltagare

• De olika möjligheterna för att välja mötesdeltagare beskrivs i samtliga sektioner nedanför.
• Efter att du har valt mötesdeltagare och tekniska enheter, fortskrid att trycka på Boka möte -knappen i webbfönstrets nedre del.
• Töm -knappen nollställer alla fält och du kan börja om igen, ifall du inte vill slutföra din påbörjade mötesbokning

Därefter du klickat på Boka Möte-knappen, visas all information om bokningen

• Kontrollera att uppgifterna är korrekta i din mötesbokning.
• Efter att du har bestyrkt att din bokning är fulländad med rätt data
• Tryck på Skicka mötesinbjudan-knappen eller Tillbaka -knappen för att ändra innehållet I din mötesbokning
• Skicka mötesinbjudan -knappen informerar alla mötesdeltagare om ett nytt videomöte

Använd din kontakt information för att inkludera en ny Person / Grupp / h323 enhet till din mötesbokning.

I adressboken kan du välja mötesdeltagare genom att öppna din Kontaktlista och klicka på namnen du vill inkludera i det nya videomötet. De i mötet nu inkluderade personerna visas på högra sidan i webbfönstret.

• Ett enkelt sätt att inkludera nya mötesdeltagare är att skriva mötesdeltagarens namn i sök rutan uppe i webbfönstrets högra hörn. Skriv mötesdeltagarens namn och därefter sorteras kontaktlistan att peka på det sökta namnet.
• I webbrutans övre hörn kan du begränsa informationen som visas i Kontaktlistan.
  • Grupp, innehåller dina individuellt skapade grupper
  • Företag, innehåller kontaktnamn till ett visst företag med VV Live abonnemang
  • Adressboken innehåller kontaktnamnen du själv har tillagt, läs mer nedan
• Justera hur många kontakter som visas i webbfönstret genom att ändra siffervärdet i rullmenyn uppe till vänster
• Bläddra framåt eller bakåt i kontaktfönstret genom att välja sidnummer i webbfönstrets nedre del till höger

Externa mötesdeltagare i din mötesbokning

Klicka på Lägg till -mötesdeltagare, ifall du inte har denna kontakt i din adressbok eller om denna kontakt inte kan sparas i dina kontakt uppgifter.

• Förnamn och efternamn är valfria fält, men i E-post fältet måste en giltig E-post adress anges.
• Efter att du har angivit en giltig E-post adress i fältet, genereras en ny rad under den raden du skrev in E-post adressen.
• När du vill skicka en mötesinbjudan själv, kan du skriva in din egen E-post adress i fältet och sedan vidarebefordra från ditt eget e-post konto din mötesinbjudning till deltagarna i videomötet.
  • Notera att det är essentiellt att också skicka en testlänk, så den inbjudna mötesdeltagaren kan verifiera sin videoförbindelse och dess inställningar före mötet.

Uppdatera kontakter i din adressbok

• Förnamn och efternamn är valfria uppgifter, men vi rekommenderar att fylla i dessa, eftersom den interna sök maskinen fungerar bättre med fälten ifyllda
• E-post fältet är obligatoriskt att fylla i med en giltig E-post adress.
• Klicka på Lägg till -knappen
• Om du vill annullera pågående ändringar, klicka på Töm -knappen

Ändringar och raderingar av kontakt informationen

• Välj i kontaktlistans övre del till höger den kontakt du behöver uppdatera
• Nu öppnas den ovanstående manöverpanelen med fälten ifyllda
• Då du ändrar namn eller e-post adressen, klicka på Uppdatera -knappen efter att du är färdig med din ändring
• Ifall du vill radera uppgifter i kontaktlistan, klickar du på Ta bort -knappen, som finns på vänstra sidan i nedre delen av manöverpanelen

Att lägga till en H323 -utrustning

• Klicka på hamburgarmenyn uppe till höger i webbfönstret
• Välj adressboken
• Välj H323 Utrustning -knappen i menyn

• Namn -fältet är valfritt att fylla i, men vi rekommenderar att fylla i fältet med ett namn som du lätt känner igen.
• H323 utrustningens adressfält är obligatorisk information och måste anges
  • Exempelvis, ett godtagbart format är 192.168.0.1#12345
  • Klicka på Lägg till -knappen
  • Ifall du vill radera alla pågående ändringar, klicka på Töm -knappen

Att uppdatera och radera en H323 -utrustning

• Välj i kontaktlistans övre del till höger den kontakt du behöver uppdatera
• Nu öppnas den ovanstående manöverpanelen med fälten ifyllda
• Då du ändrar namn eller H323 -utrustningens information, klicka på Uppdatera -knappen efter att du är färdig med din ändring
• Ifall du vill radera namn eller H323 -utrustnings uppgifter, klickar du på Ta bort -knappen, som finns på vänstra sidan i nedre delen av manöverpanelen

Definiera och lägg till en ny grupp

• Klicka på hamburgarmenyn uppe till höger i webbfönstret
• Välj adressboken

• I namn -fältet, skriv in det nya grupp namnet
• Mata in tilläggsinformation angående den nya gruppen i Beskriv -fältet. Denna information är inte obligatorisk att fylla i.
• Fortsätt att inkludera personer till din grupp. Tillgängliga personer som du kan expandera din grupp med är uppräknade under Beskriv – fältet.
  • Välj de personer som skall tillhöra din nya grupp. De utvalda visas nu på högra sidan av grupp -fältet.
  • Genom att klicka på ett namn:
    • Kan du ta bort personer från listan till vänster
    • Kan du ta bort personer från listan till höger
• Klicka på Lägg till -knappen efter att du har definierat din nya grupp.
• Klicka på Töm -knappen om du vill radera alla pågående ändringar.

Uppdatering och radering av en grupp

• Välj i rullmenyn den grupp du vill ändra. Rullmenyn finns till höger i övre hörnet av manöverpanelen.
• När du är färdig och har uppdaterat den valda grupp informationen, klicka på Ändra -knappen för att ta i bruk den nya inställningen.
• Ifall du vill radera en grupp, klicka på Ta bort -knappen, som finns till vänster i nedre delen av manöverpanelen.

Betrakta dina mötesbokningar

Ifall du behöver överskåda dina mötesbokningar kan du klicka på Alla mötesbokningar -knappen, som visar alla tidsbokningar du har gjort.

• Här kan du få en överblick av alla dina skapade mötesbokningar och dess detaljer
  • Om du vill annullera ett möte som inträffar i framtiden kan du klicka på Avboka -knappen
    • När du avbokar ett möte blir du ombedd att ge en orsak till annulleringen
    • Alla mötesdeltagare blir informerade om annulleringen
  • Du kan skärskåda detaljer av en mötesbokning genom att klicka på Uppgifter -knappen i slutet av raden. Här ser du information som gäller för en specifik mötesbokning.

Mötesbokning och dess attribut

I manöverpanelen för mötesbokning kan du överblicka mötet egenskaper och attribut.

• Starttid och sluttid
• Mötesdeltagare
• Beskrivning av mötets tema
• Lägga till mötesdeltagare
  • Innan videomtets början kan du lägga till flera mötesdeltagare, under videomötet kan du lägga till enbart en mötesdeltagaren
  • Mötesdeltagare som läggs till måste finnas tillgängliga i adressboken eller läggas till

Kugghjulet tillåter dig administrera inställningar i ett pågående möte

• Administreringspanelen fungerar först när videomötet har aktiverats, men du kan öppna denna panel redan i förväg